真琴 Secretary !! 社会人の所作・マナー講座

capture09 職務知識－秘書の職務－

　ある日のパソコン部の部活動にて…

「副部長。準備が整いました！」

「お疲れさま！…では部長、初めてもよいでしょうか？」

「早速始めよう！」

「では部員は、スピード入力練習の問題を前に取りに来て下さい！」

”パタパタパタパタ…”

　けやき商パソコン部は、新聞社が主催するパソコン入力大会の高校生の部で連覇をしていて、それに出場を目指す選手が練習に専念できるよう、マネージャーを設けている。

　今、そのマネージャー陣が入力問題の準備を終え、練習が始まろうとしているところだ。

「それにしても、新体制になってもマネージャー陣の仕事振りは変わらないな！」

「はい。亜美先輩から引き継いだ私の友人のマネージャー長が、良くやってくれていますから！！」

「そうみたいだな…もう、マネージャーの定型業務は、俺や真琴に聞かなくても問題なくこなせそうだな！」

「そうですね…」

「………俺の顔に、何かついているか？」

「いえ。定型業務…と言えば、秘書だなぁ…と思いまして！」

「俺は秘書の勉強をしたことがないから分からないけど、秘書の仕事にも定型業務っていうのがあるんだな！」

「はい。いちいち上司に相談することなく、でも迷った時には上司に相談を必ずするっていう業務がたくさんあります！」

「うちの部活のマネージャーで言うところの、『問題を用意する』『選手の結果を記録する』といったようなことか？」

「はい。『上司の日程管理』『来客接遇』『電話応対』といったようなことです」

***

　秘書の職務は、主に『定型業務』と『非定型業務』に大別することができます。

　真琴さんが部長の煉に話していたこと以外にも、『執務室等の環境整備』『出張・旅行事務』『文書事務』『会議・会合の準備』『交際関係の処理』『経理事務』『情報管理』『上司の身の回りの世話』などが、秘書の定型業務として挙げられます。

　また、非定型業務には『予定外の来客』『上司の急な出張対応』『上司の急病や交通事故』『災害や盗難』『不法侵入者への対応』『上司の列車等遅延時の対応』『マスコミからの取材対応』等があり、これらは必ず上司に指示を仰いでから職務の遂行にあたるようにします。

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「それにしても、鳳城の…いや、前のマネージャー長の時よりも、マネージャー陣の動きが良いように見えるんだが…」

「それは、新しいマネージャー長が私と同じように秘書の勉強をしていて、マネージャーの仕事を進めるにあたって『効率的な仕事の進め方』を常に意識して行動しているからだと思います」

「確かに、先を読んで問題を準備したり、記録を取ったりして、無駄な動きが以前より少なくなったように見えるな」

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　秘書は、いつ何時発生するか分からない『非定型業務』をこなすため、定型業務については効率的な仕事の進め方を常に考えて行動しておく必要があります。

　そのためには…

・仕事の優先順位を決めておく

・仕事を標準化し、作業漏れを無くすと共に効率的に処理を進められるようにする

・空いた時間を有効活用し、日頃手が付けられない仕事を処理しておく

などといった工夫が必要となります。

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「練習問題１３５－１２８　書見台にセットして下さい！！」

「おっと。話している場合じゃなかったな。俺たちも問題を取りに行こう」

「部長。その必要はありませんよ。友達にお願いして、ここに今日計測する問題は事前に準備してもらっていますから！！」

「…真琴は、良い秘書になりそうだな！」

capture10　に続く

～検定問題にチャレンジ！～

秘書Ａ子は上司から「明日１１時にＮ社から商談で二人来社する。その後、会食するので準備を頼む」と言われた。次はこのときＡ子が上司に確認したことである。中から『不適当』と思われるものを一つ選びなさい

（第１０１回　秘書技能検定　３級問題より）

「１．準備する資料などはあるか」

「２．商談の場所は応接室でよいか」

「３．こちらから同席する人はいるか」

「４．会食の場所や料理の種類に希望はあるか」

「５．食事の前なので商談のときはお茶を出さない方がよいか」

　『不適当』な選択肢は…

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「５．食事の前なので商談のときはお茶を出さない方がよいか」

～解説～

「来客にお茶を出すのは歓迎の意を表すためですから、出すのが基本です。短時間の客など時間がなければ出さないこともありますが、食事の前かどうかは関係のないことです。したがって、お茶は出さない方がよいか確認するなどは不適当ということになります」