つれづれなるままに

第5話 ホウレンソウ

　仕事に就くとホウレンソウ（報告・連絡・相談の頭文字を取って報連相）が大事だと言われることが多いがイマイチ分からなかった。

　『相談』は分かる。問題があり、その解決のために他の人と話し、考えること。

　だが『報告』と『連絡』の違いが分からなかった。ネット検索してもよく分からなかったが社会人を数年経つと違いが分かってきたので私の考えをここに記そう。

●　時系列

報告：　過去のことを知らせること。

連絡：　現在および未来のことを知らせること。

　出張報告書や決算報告書など『報告』というものは過去に起きた出来事を伝える役目を持つ。

　一方、『連絡』は、現在起こっている出来事や状態、また未来に行うことや状態を示す。遅延の発生を連絡したり、会議開催の連絡をしたりする。

　ただし、『報告』で未来のこと、『連絡』で過去のことを伝える場合もある。それはもう一つの『報告』と『連絡』の違いによる。

●　相手との関係

報告：　依頼主と請負者（上司と部下）

連絡：　発信者と受信者

　『報告』は依頼者からの指示（インプット）に対しする請負者からの回答（アウトプット）である。その際、さらに依頼者からの指示が発生するか完了状態となる。つまり依頼者は状況確認として請負者からの『報告』を期待しているし、『報告』を行う請負者は依頼者に対して返答を期待している。『指示』と『報告』の相互関係がある。

　一方、『連絡』は、返答を期待または必須としていない一方通行だ。『連絡』をする発信者は特定の情報を特定の人々に伝えることを目的としており、受信者からの返信を期待していない。会議開催の連絡などは、該当の日時に会議場所に集まってくれればいい。また、過去に発生した出来事の周知を目的として『連絡』とされることもある。

　『報告』と『連絡』の大きな違いは前述の時系列、相手との関係の２つだと私は考えている。以上のことを踏まえて例を挙げてみよう。

★　例

（上司）部下に出社時の『業務開始の連絡』、帰宅時の『業務進捗の報告』を指示。※ここで上司が依頼主、部下が請負者となる。

（部下）上司からの指示に対し、毎日、業務開始時にメールで「今から業務を開始します」と『連絡』を行う。

（上司）部下からの『連絡』を受け、問題なければ何もしない。

（部下）帰宅前に上司に本日（現在）の進捗状況、明日（未来）の予定を報告する。

（上司）報告を読み、アドバイスや問題点へのテコ入れなどを指示する。

（部下）報告に対する上司からの指示に従い、業務を遂行する。

　どうだろう。なんとなく分かるだろうか？

　分かった頂けたならうれしい。

　もう少し話そう。『連絡』についてだ。

　前述のことをひっくり返す様だが『連絡』では返信を期待するものがある。それは、～連絡といったものの内容に『確認』事項や『依頼』事項、『指示』事項といったものが含まれる場合があるからだ。

　例えば会議開催の連絡に出欠確認が含まれる場合だ。

★　例

　件名：　【連絡】会議開催通知

　本文：　下記のとおり会議を開催いたしますのでご参集ください。

　　　　　また出席可否を○月○日までに本メールにご返信ください。

　　　　　　　　　　　　　　　　　記

　　　　　日時：　○月△月　10：00～12：00

　　　　　場所：　A会議室

　　　　　議題：　○○について

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

　ここで『連絡』は「下記のとおり会議を開催いたしますのでご参集ください。」の部分であり、その他に『依頼』として「また出席可否は○月○日までに本メールにご返信ください。」という分が挿入されているのだ。

　こうした『連絡』にも返信が求められるケースがあるため『連絡』と『報告』の使い分けに混乱を来たすのではないだろうか。

　分からなくなったら次の２つを比べてみるとよいかもしれない。

①会議開催の連絡

②会議開催の報告

　どうだろう。②の方に違和感がないだろうか。

　①はこれから会議するのだと感じるが、②はすでに行われた会議と感じないだろうか。これを感じられれば前述の時系列で使い分けができていると思う。

　③作業連絡

　④作業報告

　こちらはどうだろう。

　③は上司や同僚などの特定範囲に周知するイメージはないだろうか。また④は会社や上司へ成果や結果を通知するイメージではないだろうか。こちらを感知られるのなら相手との関係で使い分けができるはずだ。

　以上で長々とした話は終わりだが、どうだっただろう。

　少しでも役に立って貰えるならうれしい限りだ。