シマッタさんのサバイバル戦略

第4話 「シマッタ！ メールの送信、ミスった！」

　第3回目は、「メールを送信したすぐ後に、メールに不備があることに

気づいた！　でももう送信しちゃったし詰んだ……」となってしまうのを

防ぐ方法です。

　これはお仕事や学校など公的な場面だけでなく、プライベートでも起き

がちですよね。

　送信取消が出来るメールサービスもありますが、それも一定の条件の

メールに限られますし、取消不可のメールの方が多いですから。

　一発勝負なのでメールに苦手意識を持つ人もいるのではないでしょうか？

　メールは確認ポイントが多いですが、ポイントを押さえておけばミスは

激減します！　最低限これだけは確認しておくべきというポイントをまとめ

てみました！

　①　宛先と送信者の確認

　②　本文内での宛名が合っているのか確認

　③　添付ファイルが付いているか確認

　④　内容が合っているのか確認

　順番に説明していきますね。

　①　宛先と送信者の確認

　相手先のメールアドレスが合っているのか確認しましょう。

　相手が合っていても、仕事用とプライベート用などメールアドレスを使い

分けていた場合には、相手に届くまでにタイムラグが生じてしまう可能性が

あります。

　それにプライベートな内容のメールをお仕事用かつ他の社員もみられる

アドレスに送ってしまった場合には、相手に恥をかかせてしまうことも。

　さらに「ありがち」かつ「多大な影響を与えてしまう」可能性のある

「シマッタ！」が、「BCCで送るべき内容をCCで送ってしまう」という

ものです。

　複数の送信先メールアドレスを、送信された誰もが見られるようになって

しまうわけですから、送信者同士がそれほど交流がない場合には個人情報の

漏洩に繋がってしまいます。

　本当に絶対に、これだけは必ず確認するようにしましょう！

　また「個人情報」繋がりで、送信者＝自分にも注目しましょう。

　アカウント名＝本名になっている人は、送信先の人に本名が知られたくない

場合には、適切な送信者名に変更しておく必要があります。

　反対に就職活動で使用しているメールに、プライベート用に設定した少し

おふざけが入った送信者名でメールを送信してしまう危険性もあります。

真剣さが足りないと思われてしまう可能性が大ですよね……。

　なので、送信者名は盲点ですが、こちらも必ず確認をしておきましょう！

　②　本文内での宛名が合っているのか確認

　書き出しの宛名の「漢字が間違っている」「様をつけ忘れた……」なんて

ミスがあると、相手はもうその先を読みたくなくなってしまうかもしれません。

　特に相手の名前をコピペして貼り付けたときに、それで満足して「様」を

つけ忘れた……ということもなきにしもあらず。必ず確認をしておきましょう。

さすがに呼び捨ては失礼ですからね。

　③　添付ファイルが付いているか確認

　「添付ファイルが付いているかどうか」「添付ファイルの名前が適切かどうか」

を確認しましょう。

　その際、添付するファイルを選択する際に誤って 「添付ファイルは付けたけど、間違えて別のファイルを送ってしまった！」とならないよう注意しましょう！

　また添付するファイルの容量が大きすぎて、複数回に分けて送る場合は、本文

にその旨を書いておくと親切ですよ！　

　2通目以降のメールを送信するまでに時間がかかる場合には、だいたいどのくらいの時間に送ると書くとより丁寧です。　　

　④　内容が合っているのか確認

　ここまで出来たら、仕上げとして、その文章を読んでも大丈夫な人が身近にいれば、一度目を通してもらうのがお勧め！　急いでいると丁寧語が間違っていたり、

誤字脱字が発生しがち。それに同じ内容でも書き方によって相手の反応が変わって

きたりしますからね。無意識に失礼な文章を書いていたり、それは外部に漏らしてはダメだろうってことを書いてしまっていたりする危険性もゼロではないので。　　　

　私は今でもメールはちょっと緊張しますが、これだけすることで「シマッタ！　

今のメールなし！」という事態をそれほど心配しなくても大丈夫になりました。

　出会いの季節の4月。

　公私ともにいろいろな場所で連絡先を交換してやりとりすることも多いでしょう。

　なるべくストレスなく、出会いを楽しみたいものですね。

　緊張するメールでのやりとりでは、是非試してみてください！