仕事のメモについてのメモ

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　仕事をする上で何かと必要なのはメモ。

　来週月曜日に何をするか忘れないために、前週金曜日にメモを残したり、タスクを整理したり、または連絡事項をいったん文字にアウトプットしてまとめたり。

　メモと仕事は切っても切り離せない関係です。

　そこで、どんなときにどの媒体で、どういったメモをすればいいか、私の日頃の考えを書いてみました。

　以下、「外回りの機会の少ない内勤、デスクワークで、社内システムが利用されている職場、部署」を主には想定します。例外の場合はその旨を明示します。

　さて、偉そうな書き出しですみませんが、基本的な方針は以下一択。

　社内システム内のメモ機能、ＴｏＤｏ、スケジュール等を中心にしましょう。

　デスクワークを想定するなら、仕事で使うメモは、原則的には仕事用パソコンから離れることなく用いるはずです。

　とすれば、パソコンの起動と同時に使用を開始し、そのシャットダウンと同時に閉じることができれば、それで充分なはずです。

　機能がどの程度充実しているかは、職場や社内システムにもよるでしょう。しかし仮に社内システムがダメダメだったとしても、デスクトップにＴＸＴファイルでメモを置く――つまりほとんどどの仕事用パソコンにも標準搭載の「メモ帳」ソフトを使うとか、とにかく職場のパソコンに付随して使うことが最も効率的といえるはずです。

　パソコンから離れたときに必要なメモは、いくつか選択肢がありますが、「紙の小さなメモノート」にアナログ的にとるのがよいかと思います。

　デジタルと違って不具合やハッキングがない。起動が早い。また、たとえばシステム手帳と違って、書式がないため、より自由にメモできる。

　そしてなにより、スマホメモと違って遊んでいるようには見えにくい。

　スマホメモにも、例えば削除が容易などの利点はあります。しかし内勤の仕事中にスマホをいじると、場合によっては遊んでいると誤解されることもあるでしょう。

　一方、紙のミニノートでは、よほど変な挙動をしない限り、そうは見えません。

　もっとも、紙媒体といえど、書く内容には注意が必要です。

　パソコンの中で完結する類のものと違い、ミニノートは持ち運びのできるものなので、漏洩の危険が多かれ少なかれあります。

　個人情報や機密を扱うには、紙メモはなるべく避けるか、書き方を工夫する必要があるといえます。

　とはいえ、紙のミニノートは社外で閲覧できるメモの中では、比較的取り回しのいいものですから、おすすめの一つです。

　スマホメモほか、スマホのアプリは……外回り中心の部署であれば使う機会も多いかと思います。

　しかし漏洩の危険や、遊んでいると思われるおそれは比較的大きいと考えます。

　原則としてプライベートのことについて記録するようにし、逆に個人情報や機密と関係のある事項については、スマホにはメモしないほうがいいと思います。

　なお、スマホメモの形式としてローカルにするかクラウドにするかは、どちらも一長一短です。ローカルのほうが危険性は少し減りますし、クラウドは特に私用パソコンとの連携で便利です。特にスケジュールを私用パソコンで確認、入力等できるのは便利ですね。

　とはいえ、最終的には好みで選ぶことになると思います。

　また、スマホが貸与の場合はその仕様に従って使うしかありません。必然的にプライベートなメモをすることはためらわれるでしょう。

　また、外回りの場合はシステム手帳を使うのもよいと思います。

　失くしたら危険ではありますが、紙媒体ゆえハッキングや侵入の危険が無い点で、スマホメモよりは安全性においてマシです。

　パソコンのスケジュール機能より起動が早いのも利点です。

　紙の卓上カレンダーにスケジュールを書くのも一般的ですが……私は職場ではそうしていません。

　職場のデスクは、通常、スペースに限界のあるものです。卓上カレンダーは、ミニとはいえ、少なからず場所を占有するもの。社内システムにスケジュール機能があれば、そちらで充分のような気がします。

　一方、社外、というか自宅で卓上カレンダーにメモするのは便利です。自宅ではパソコンを常に開いているわけではないので、アナログでスケジュールを確認できるのは強みです。

　……もっとも、スマホを開けばいいといえばそれまでですが。

　ほかにもいくつか。

　付箋式の電話伝言メモは便利です。特に離席中の同僚に電話の旨を伝える際には、ぜひ使いましょう。

　パソコンやボードなどへ、タスクを書いた付箋を貼るのも、一見便利そうではありますが……貼るものによってははがれやすいんですよね……。他の手段をこれまで散々ご紹介していますので、それでどうにかするほうがかえって便利かと思います。

　メモの手段は実に多く、色々な選択ができます。

　結局はどう使うかは人によるかもしれません。しかし、私の考えを示すことで、少しでも皆さんの役に立てれば幸いです。

　よい仕事メモライフを！