未経験者が業務管理システムを構築してIT化するまでの１年間

ふねさん

かねてから必要に迫られていた　販売管理システムをついに導入する事ができました。　事務所のパソコンや　iPadで受注・納期・在庫等を管理する事ができ、以前は手書き・エクセルで行っていた業務にかかる時間が、かなり短縮されてきたと思います。

通常業務に使用する「販売管理システム」画面と、アセンブリ業務に使用する「アセンブリ業務」からの構成で作成し、行う業務によって画面を切り替えます。

販売管理システムを自社で制作するに至った理由としては、いくつかあるのですが一番の理由としては、一度に大きな業務システムの変革があっても対応が難しいと考えた事です。　　様々な業務を一括で完成されたシステムへ移行するにはかなりの準備期間が必要になります。　　業務の一つ一つを見直した時に、ITシステムに移行するにはどのようにしたら良いの。その為にはどのようなシステムを作成するのがよいの。　様々なイメージを持って検討した結果、　自社での販売管理システムの作成・構築　「小さく作って大きく育てる」が最も当社に合っていると考えたからです。

販売管理システムの導入までは、２００～３００件/月の受注をエクセルで管理していました。

ただ、各部品毎の台帳（図面・販売履歴）は全て紙ベースであった為、受注１件毎に台帳バインダーを開いて図面や単価の確認し発注を行うといった方法だった為、１次工程発注→１次工程入荷→２次工程発注→２次工程入荷→納品といった工程を、その都度台帳を開き記載する為、受注品の処理業務に多くの時間を要している状態でした。

台帳には、図面や単価、加工上の注意等、多くの情報が記載されている為に紙ベースの台帳による管理でないと難しかった事が原因です。

注文書の発行や関連書類の作成にも手書きの部分が多く、過去の履歴を調べる際にも多くの時間を要していました在庫の確認も倉庫の棚を確認する必要がある為、受注から発注の時点で多くの時間を要します。

受注・発注を主におこなっている経営者や管理者の業務を圧迫しているという、時代に沿わない現状の業務を改善しようと思い立ったきっかけは、　京都府が実施する補助金事業でした。　　サービス等生産性向上に必要な設備等を導入しようとする企業向けに京都府が行っている支援事業です　　IT化に必要な機材・ソフトの導入に対しての経費の一部に対し、補助を受ける事ができるというものです。

しかし、補助金があるからと言って簡単にIT化ができ業務改善ができるなら、どこもとっくにやってるはず・・・。　いざ自社の業務をIT化するとなれば様々な問題があるわけです。

１．費用の問題　ソフトや設備（サーバー）などにかかる費用がわからない・・たぶんすごく高い！

２．人の問題　販売管理システムなどのITが導入されても、全員が使う事ができるのか。

３．導入の問題　　自社の業務をどうシステム化するのか、　多くの部品台帳をデータ化する事ができるのか。

費用の問題は、対効果で検討し決定すればよい問題ですが、最終的にどのくらいの費用が必要なのかが要望する規模によって大きく異なるうえに、家のリフォームと違って仕様を打合せで決めるのが難しい事です。　　要望と仕様のすり合わせが難しく、かけた費用に対して満足のいく物を得られるのかが非常にわかりづらい点にある事だと思います。　　

専門の開発業者に依頼すると、販売管理ソフトだけでおそらく高級車から高級外車が買えるぐらいの費用がかかるはず　　さらにはサーバーや保守にかかる費用、業務の変化によるシステムの改修費用、年数が経過する事により、ソフトの入れ替えが必要になる可能性（ソフトの寿命？　は１０年程度が限界との話も取引先からも聞いている）　と、かなりの費用が発生すると思われます。

人の問題・・これが一番大きいと考えます。　　十数年行ってきた業務を大きく変える事による抵抗や、パソコン・IT業務が苦手な社員。　最初は大変だけど、今後絶対に良くなると信じてIT化に取り組むことができるのか？　　パソコンを使える人に業務が集中したりしないか？　　人がITを上手に利用する事ができなければシステムも無駄になります。　　まずは、社員・スタッフがITに対応できるようになる事が必要です。

導入の問題ですが、まず導入前ついては自社の業務をどのようにシステム化していくかが重要です。　　現在行っている業務をシステム開発業者に伝え、どのようなシステムの制作を依頼するのかが十分に伝わらないと、結局一部をアナログや別エクセルで管理する事になってしまいます。　　　導入後にも、全ての商品マスター（図面や単価）がシステムに入力されていないとシステムは可動しません。　　膨大な量のデータをシステムに入力する事ができるのかが大きな問題になります。

様々な問題と不安が多いなか、不退転の覚悟で臨むため補助金の申請を行い、みごと審査を通過しました！

補助金の申請・審査については、また別の機会にまとめたいと思います。