私はパニック障害持ちですが、動悸脈拍は一気に上がりじきに下がるので何時間も続くことはありません。奥様はよほどストレスが蓄積していたのでしょうね・・・
5年ほど、通所リハビリで働いていました。うちでは担当者会議、略して担会と呼んでました。3か月ごとに行います。介護認定切れ、要介護度変更などケアプランが変わるたびにも随時行っていました。なのでかなりの頻度になります。働く側からみても、担会中は一時的に忙しい現場を離れなくてはならなくなります。参加されるご家族は、もっと面倒です。
私たちは担会前に書類準備、担会後にも新しい種類作成します。多くの書類に何度も押印するのはご存知だと思います。もちろん、仕事熱心なあまりそんなに手間ひまかけるわけでなく、そう決まっているのでやらなくてはいけないのです。ご指摘の通り、こんな面倒ごとを頻回にしないといけない現状は限界に近く本当にこんなシステム終わりそうです。
で、ぶっちゃけご家族は出たくなかったら出なくてもいいのですよ。担当ケアマネに事情を説明して、どうしても無理だということを理解してもらえれば。ご家族の立場は意外と強いのです。われわれ関係者は、サービスを提供する本人より、ご家族の顔色を窺っている場合が多いのです。本人の意向よりご家族の意向が優先されることのほうが多いのです。担当ケアマネに、こういう事情なので勝手にそちらですすめてください、と頼んでみてはいかがでしょうか。認印もケアマネに預けて書類も押印も全部お任せします、も可能です（でも署名はしなくてはなりませんが）。もちろん本当はそういうことはしてはいけないのですが、私の経験上、結構そういうご家族はいました。ケアマネも、そのほうが手間も省けるのでいいのです。そうすれば、認定更新の時の会議だけ参加すればよくなります。ただ、慣れないケアマネだとその辺うまくやってくれないかもしれません。ふつうのケアマネは何十人と相手しているので、なるべく楽に済ませたいはずです。
ご家族が都会で働いてる等の独居老人の方々は当然、ご家族不在で会議を進めます。あとで息子さんや娘さんに電話で簡単な説明をするくらいです。
私が担当した方の中には、家に上がるの躊躇するようなゴミ屋敷に50代の息子と二人暮らしされてる方がいましたが、息子さんヒキコモリでケアマネの呼びかけにも応じず出てこないまま会議したこともありました。（参加者は本人、ケアマネ、リハ担当、介護担当、福祉用具業者）
また、60代息子（独身）はバックパッカーで世界中を親の金で旅行、その弟さん（独身）は発達障害かなにかでヒキコモリというおばあさんもいました。弟さんはもうかかわりたくないようで印鑑をケアマネに預けていていて、何事も順調に進んでいたのですが、あるとき兄が旅行からたまたま戻っていて会議に参加、自分はなにごともしていないのに、ケアマネに印鑑悪用されたら困るから返せ、とか言ってきて面倒事になりました。その人は印鑑を取り返した後、親の面倒を見るわけでもなく、すぐにまた旅行に行ってしまいました。
と、まあ、こんな変な方々も多くいるので介護事業所相手に真面目にならなくてもさほど問題ありません。ケアマネにしても、ご家族にストレスをかけるようなことはしたくないはずです。