おじさんエッセイ〜40代のサラリーマン〜

第1話 〜メモって大切ですよね〜

こんにちは、イシマです。

今日はメモに纏わるお話をひとつ。

会議、仕事の整理、アイデア出し等、色々な場面でメモって使いますね。

私が入社した頃は、大学ノートに手書きでした。

あとは、会社に掛かってきた電話の伝言メモなんかもありましたね。

電話の宛先の担当者が、電話中とか不在の場合に、伝言メモを残すんですね。

「■■時✕✕分に、〇〇会社の△△さんからTELあり」という内容をメモで残すという。

先方からの伝言が、「折返してください。」とかですと楽なんですが…、本格的な伝言ですと結構大変で…

「〇〇の件、✕✕ということでしたが、その後、社内で検討したところ、△△となりました。折返しのお電話をお願いします。」とか。

「結局、折返しじゃねぇか！」という気持ちは常に持っていました。

今は、チャットで電話の伝言を共有したりしてますね。伝言を受けながら書けますから、楽です。

あと、未だに無くならない謎伝言？(私が理解できていないのかもしれないですが…)として、「電話が有った旨をお伝えください」というものですね。

「〇〇さん、△△社の✕✕さんから電話有りましたよ。」とは伝えるのですが、「だから何！」感が強いというか…

「電話あった」からどうしたら良いのか？感が強いですね。

こちらから、かけ直した方が良いのか？また、先方から掛けてくるのか？

昔からあり、今も一定数ありますね、「電話が有った旨をお伝えください」の伝言。

あぁ、メモのお話。

今はPCに入力してその場で共有したり、PCのデスクトップ画面に貼付けられるメモなんかもありますね。

後輩に色々とお仕事をお願いする際もメモ帳でメモを取る人、特に取らない人、スマホでメモる人、PCに打ち込む人など、今は色々いますね。

ちゃんと仕事をして貰えれば、特に何でメモを取るか、別に取らなくても良いんですよね。

とある日、発表資料を作成する機会が有ったので、後輩の(仮名として)入社7年目の325(みつを)くんにお願いをしました。

325くんとはほとんど仕事をしたことが無かったので、どの程度仕事ができるのか？不明点が多い状況。資料完成期限まで、2ヶ月程度有ったので、ザックリとしたお願いをしてみました。

資料作成の目的と完成イメージを伝えて、あとは本人に任せるパターンです。

ちゃんとメモ帳に記入して、ふんふんと聞いています。特に質問もありませんでした。

が、1週間経っても、2週間経っても何も出てきません。2週間経った際に「進捗どう？」と聞いてみると、「今忙しくので、もう少ししたらやります」という返答。

詳しく聞くと、「何も手を付けてない」とのこと。更にもう少し詳しく聞くと、「どうやって資料を作って良いのか、手順が分からない」とのこと。

ここで初めて、「これは困った状況(もしかして、325くんは資料を作ったことがないのか？)なんだ」と私も認識します。

そこで、仕事の頼み方をブレイクダウンしました。

資料作りのステップを先ずは伝えることにしました。

ステップ1 「どのような資料の流れとするか？(目次案の作成、大項目)」

ステップ2 「目次案(大項目)をベースに、更にブレイクダウンをしていく」

ステップ3 「ステップ2をベースに、資料を作っていく」というザックリした流れです。

ステップ1は、簡単に言うと…

目次案を作って、各目次項目で「こんなことを書きます。」的な内容を箇条書きにして貰うという、資料のアイデア出し的な感じです。

325くんに対しては、全体の資料作成の流れと先ずはステップ1を「簡単で良いからさ、メモみたいな感じでさ、資料の目次案を作ってみてくれない？」とお願いをしました。

彼はその際もメモ帳に記入をしています。

何点か質問もあり、それに答えてその場は終了しました。

〜 2時間後 〜

325くん「イシマさん、目次案ができました！」と後ろから声を掛けてくれました。

私は「おっ、やればできるじゃないか！」と思いつつ、325くんの方を振り返ります。

私「どれかな？見せてくれる？」

325くん「コレです。」

と渡されたのは、325くん愛用のメモ帳。

325くんは、片手に納まるサイズの小さめなメモ帳に目次案をビッシリと書いてきたのです。

確かに「メモ的な感じで良いからさ」と言った、私の伝え方が悪かったのかな…と反省をした、そんな出来ごとでした。

(もちろん、メモ帳の書いた目次案では、コメントの付けようがないので、Word化をして貰いました。)